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上手くいく!成功する!会議の進め方、5つのポイント!

皆さんこんばんは!
生産性の高い会議してますか!?なかなか盛り上がらず、発言もなく、主張もなく、中身も無く、ただただ長時間となっていく無駄な会議していませんか?

今回は私がメインとなり今の会社で推し進めている、生産性を一気に上げる会議の方法をお教えします!

会議が上手くいかないと嘆いている、悩んでいる皆さん!参考にしてみてください!

5つのポイントとして挙げていきます!




①参加者全員で明確な目標を共有する!!

②出来る限り朗らかに!和やかに!

③問題点は疑問文に置き換えて考える!!

④事実ベースで数字で語る!

⑤意見やアイデアは全員参加で!5W1Hで話す。

この5つのポイントを押さえておけば、つまらない会議にはならないはず!

あとは司会を務めるあなたの腕にかかっています!!

ここからは一つ一つ詳しく解説していきたいと思います。

まずは・・・・・・

①参加者全員で明確な目標を共有する!!

です。

これは年間の会議の一番最初に決めてほしいです。具体的に一番多いのは年間の売上予算かと思います。利益目標でもいいと思います。

ここを定めたのちには月一などで会議を重ねていくと思いますが、ブレない目標ととして掲げます。それぞれの会議で問題点を出し合い、施策を考える時も、最終的にはこの目標を達成できるのか?どれ程その施策は目標達成に寄与できるのか?ってことを考慮して立案していきます。

私の以前に勤めていた会社では、この目標に親しみをこめたニックネームを付けて「KPI4510」とか読んで、会議の中では「KPI4510を達成するために~~~」とかいう感じで使っていました。なるべく身近に感じてほしい狙いです。

続いては・・・・

②出来る限り朗らかに!和やかに!

よくある会議の悪い例として、司会である上司が淡々と議題を上げ、喋り続け、意見が必要な時には参加者へ話をふるも、誰も手を上げず・・・発言せず・・・・のような事が挙げられます。

これが悪循環の始まりとなり、ドンドン重くなる空気。クリエイティブさは一切なくなり、当たり障りのない答えや、テレビ会議であれば寝る人も出るような良くない会議の出来上がりです。

そこを打破するために、発言には「イイネ!」と合いの手を入れたり、お菓子を用意して食べながら会議を進めたり。そのお菓子の準備も持ち回り制にしたらその人その人のセンスが出て面白いかもしれません!

③問題点は疑問文に置き換えて考える!

会議の中で参加者から議題について、問題点を挙げてもらいます。挙げてもらった問題点から、リーダー(会議の意思決定者)は有効だ、一番重要だと思う問題点をチョイスして、それについて考える時間だということを明確化します。

上がった問題点を疑問文に置き換えて考えるようにします。

例えば、「人が足りない」という問題点であれば、「どのようにすれば、人が採用出来るだろうか?」や、もう少し踏み込めば「どのようにすれば採用した人が3か月で一人前になるだろうか?」というように置き換えます。

疑問文に置き換える過程で問題点がさらに明確化され、解決策を導きやすくします。

④事実ベースで数字を語る!

これは会議を重ねることでだんだんと訓練され、癖になっていくのですが、最初は難しいです。

例えばオンラインショップの運営の会社として、過去の施策を振り返り、それが数字的にどれほどのインパクトがあったのか?と議論している最中に「昨年の9月は送料無料フェアをやりました、結果はまぁまぁ良かったんですが、計画にはすこし届きませんでした。」というような報告があったとします。どうですか?とても曖昧で、結局今年もやるべきなのかハッキリしませんよね?

そこを解決するために、「昨年の9月は3千円以上お買い上げのお客様を対象に送料無料になるフェアをしました、全体の数字は○○円で昨年対比111%でした。サイトの利用者数も昨年対比で110%と伸びており、送料無料フェアは有効な施策といえます。中元歳暮や母の日などギフトを送るイベントと絡めると更なる相乗効果が見込めます」というような数字で語るということをします。

「まぁまぁ」や「すこし」というのは人にとって捉え方が様々で絶対的なものではありません。数字というのは動かしがたい事実です。事実で語ってこそ、施策の引き出しが増えノウハウとなっていくのです。

⑤意見やアイデアは全員参加で!5W1Hで話す!!

これが個人的には重要と思っています!全員参加!これが全てです。

全員が発言し、そうすることで決まった施策を取り組むにも責任感が出ると思っています。なので全員参加にしたいのですが、発言する人はいつも決まってきてしまう、声の大きい人の意見が通りやすくなってしまう。ということはよくあると思います。

これを脱する方法はものすごく単純です。

 

書いて順番に発表

これだけです。

シンキングタイムに3分ほど、大きめのポストイットにマジックで記入して、書いたものを順番に発表します。発表したときには「ヨッ!」「ほー」「イイネ!」の掛け声も忘れずに!一体感、ポジティブな空気がクリエイティビティを産みます。

全員が発表したら記入済のポストイットを集め、ホワイトボードに張り出し、一人3票で投票制にし、施策を決めています。

会議の意思決定者は多数決で決まったものにするか、自分が良いと思ったものにするかで施策を決定します。決めるのは2個ほどまでが良いと思います。単純な話です施策を3コ4コ同時に仕掛けるのは手間と労力がかかります、さらに何が有効で何が効果が少なかった(或いはなかった)のか計測することが難しくなるからです。

一つでも決まったら、それを5W1Hの話法に置き換えて、

誰が、いつ、どこで、何を、何のために、どうやって

を決めていきます。

どうやってまでが決まれば、明日から具体的に何をすればよいのかが明瞭になります。

 

以上、この5つのポイントを押さえれば、ポジティブに明日から取り組むことが明確化され、全員が一つの目標に対し、決まった施策を突き進むことが出来ます。

まだまだ会議のやり方には語りつくせないことがありますので、近日中に書きたいと思います!



 

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