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御社の会議が上手くいかない理由

こんばんは!昨日

は会議を上手に進行させるポイントについて書きましたが、反対に上手くいかない理由も書いていきたいと思います。

コンサルタント的に他社の会議を見せてもらったりもしますが、あまり盛り上がらない、成果の出ない会議は共通点があるなぁと感じる次第です。

最大のポイントは下準備のクオリティにあると思います。

下準備と言っても、会議に参加する人にも役割がありますので、順を追って説明していきます。

司会を担当する方が準備するのは「アジェンダ」です。最近ビジネスを語るとカタカナがめっちゃ出てきて、知らないと恥ずかしいような気もするけど増えすぎて正直覚えられません!笑 アジェンダって書いてあるけど要は「議事次第」です。

会議の目的と、日時場所、進行のタイムテーブル、話し合う内容。

を、予め出席者へ告知、事前に考えてきてほしい事なども伝えておきます。




このアジェンダが来たら出席者はしっかりと確認し、宿題を与えられた状態になりますので、主旨を理解し、会議の場に持っていけるように準備をしていきます。

例えば5月の販売施策を決めよう!というような会議なら「昨年にあったこと」「昨年の数字の詳細」「昨年取り組んだこと、結果」「外的要因」などをしっかりまとめて「事実ベース」のして持っていきます。

 

そして会議のリーダーである意思決定者は・・・・というと数字の把握などはもちろんしているうえで言いますが、何も準備しなくてもいいと思います。リーダーの望むことって何だと思いますか?私が考えるには「自分の考えの及ばないことが会議で産まれること、想像を超えること」だと思っています。なのでリーダーはある程度自分の考えを持っていれば、準備は特に不要だと思っています。

さぁ、いざ会議が始まりました。司会が進行し、参加者が議題の土台になる数字や事実を把握したうえで、アイデアをぶつけ合います。ぶつけ合ったら、そのアイデア同士が合体したり、いいとこどりしたりしてどんどん磨かれていきます。

磨かれたアイデアはさらにブラッシュアップされ施策が決まります。5w1hの話法で実行のイメージがしやすい施策が出来上がりました、出席者全員が納得したものです。こうなったらあとは実行あるのみ!という流れです。どうですか?うまくいきそうな感じしますよね?

ダメな会議はここが弱いと感じています。直前にアジェンダが配布され準備期間がない。配布されていても準備に時間をかけないで、なんとなく肌感覚で話す。会議の中での考える時間が長すぎる。

などです。特に最後の会議の中では考える時間も取りますが、個人個人がそれぞれ考える時間は極力省きたいものです。なぜならせっかく金も時間もかけて会議しているのだから、みんなで考えることに全力投球したいからです。最高にもったいないと思います。

 

あなたの会社の会議はもったいない事していませんか?事前準備に重きを置くことで簡単に「脱・ダメな会議!」出来ますよ!



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